Notion: Alles, was du wissen musst

Du arbeitest bereits mit Projekt- und Zeitmanagement-Tools und kannst dir deinen (Business-) Alltag nicht mehr ohne sie vorstellen? Und du bist bereits ein großer Fan von Trello, Evernote und Co.? Dann bist du hier genau richtig. Notion wird dich begeistern!

Das Tool Notion ist nämlich ein All-In-One-Workspace, mit dem du nicht nur Notizen und Dokumente anlegen kannst, sondern auch Datenbanken, Projekte, Aufgaben und noch so vieles mehr. Und der Clou: Seit neuestem gibt es die Notion KI, die dich tatkräftig in deinem (Business-) Alltag unterstützen kann. Hört sich doch einfach mega an, oder?

Okay, was Notion genau ist und alles Wichtige, was du darüber wissen musst, gibt’s hier in diesem Artikel. Bereit? Los geht’s!

Was ist Notion?

Notion ist ein Produktivitäts-Tool oder wie eben schon genannt: ein All-In-One-Workspace. Du kannst mit dem Tool Notizen, Aufgaben, Projekte, Wikis und Datenbanken anlegen, miteinander verknüpfen und organisieren. Quasi eine Mischung aus Evernote, ToDoist und Google Docs. Und wenn dein Planungs- und Organisations-Herz nun höher schlägt…zu Recht!

Notion ist nämlich nicht nur einfach ein Tool, um Notizen und Aufgaben anzulegen - es kann so viel mehr. Und es ist völlig egal, ob du es für dich privat nutzen möchtest, für dein Business oder als Team in einem großen Unternehmen. Die Software ist Cloud-basiert, sodass du dich über jeden Browser einloggen kannst oder du nutzt ganz einfach die Notion-App.

Der Hauptsitz von Notion ist in San Francisco in den USA. Und wusstest du, dass Notion ein paar namhafte Investoren hat? Sarah Cannon, ehemalige politische Beraterin des Weißen Hauses, zum Beispiel. Und viele, die ebenfalls in Pinterest, Uber, LinkedIn oder Stripe investieren. Hört sich doch vielversprechend an, oder?

Wofür ist Notion gut?

Okay, also wenn du eh schon ein Fan von Trello und Co. bist, weißt du ja, wie viel einfacher es ist, seinen Alltag und sein Business mit Produktivitäts-Tools zu gestalten und zu organisieren. Aber was bedeutet “so viel einfacher” denn genau?

Notion hat ganz grob zusammengefasst, folgende wichtige Features: Wissensmanagement, Aufgaben- und Projektverwaltung, Management Board und Analyse-Features. Mmh…das haben die anderen ja auch. Ja, das stimmt. Aber Notion unterscheidet sich in einem wesentlichen Punkt von allen anderen Tools: Es hat noch das Feature “wofür auch immer du es nutzen möchtest”. Deiner Fantasie und Kreativität sind quasi keine Grenzen gesetzt. Und das alles in einem Tool. Und nicht nur das: Du kannst die einzelnen Features miteinander verknüpfen und verlinken.

So arbeitest du viel effizienter und produktiver. Alles ist gut strukturiert und übersichtlich angelegt. Das spart natürlich auch jede Menge Zeit (und Nerven). Du hast alles in einem Tool und musst nicht zwischen verschiedenen Apps hin und her switchen. Mit der Suchfunktion findest du abgelegte Notizen und Dokumente blitzschnell und easy wieder.

Und wenn du im Team arbeitest: Du kannst für jedes Dokument, Projekt oder jede angelegte Seite ein Teammitglied einladen und ihr könnt zusammen daran arbeiten. Mega praktisch, oder? So bleiben deine privaten Notizen auch privat und du kannst ganz genau bestimmen, wer an was arbeiten soll.

Wie funktioniert Notion - die Features

Okay, also ab ans Eingemachte. Was kann das Tool Notion alles?

Du kannst dir verschiedene Workspaces bei Notion erstellen, die du ganz individuell benennen kannst. Und innerhalb deiner Workspaces wird es dann interessant. Du hast mehrere Möglichkeiten, was du dir in deinem Workspace alles anlegen möchtest.

Wiki

Falls du jetzt gleich an Wikipedia denken musst, liegst du damit gar nicht so falsch. ;-) Das Wiki bei Notio ist deine Wissensdatenbank. Hier kannst du alles Wichtige an Know-How für dein Business anlegen. Egal ob Anleitungen, Beschreibungen, Kontaktinfos oder How-To-Seiten.

Du kannst dir für jedes Wiki eine neue Seite anlegen und diese ganz nach deinem Geschmack designen. Und alles ganz easy via Drag-and-Drop. Was ich mega praktisch finde ist, dass du andere Wiki-Seiten, Notizen oder Bilder miteinander verlinken kannst.

Eine Anleitung oder Beschreibung ist ganz schön trocken und kompliziert? Verlink doch einfach ein Bild und mach das ganze etwas anschaulicher.

Und was ich richtig super finde: Wenn du bei deinen Wiki-Seiten gleiche Textblöcke benutzt und es zum Beispiel Neuerungen gibt oder du die hinterlegten Infos updaten möchtest, dann brauchst du das nur einmal zu machen und die restlichen gleichen Textblöcke synchronisieren sich automatisch. Was für eine Zeitersparnis! Und so stellt sich auch nicht mehr die Frage: Ist das denn jetzt der aktuellste Stand? Daumen hoch!

Dokumente und Notizen

Der Klassiker. Mit Notion kannst du dir einfache Notizen erstellen und anlegen. Obwohl “einfache” trifft es hier nicht ganz. Du hast zahlreiche Bausteine, mit denen du deine Notizen optisch schön gestalten kannst. Du kannst eigene Code-Schnipsel verwenden, Bilder und Videos zu deinen Notizen hinzufügen oder Inhaltsverzeichnisse anlegen. Sogar mathematische Gleichungen sind machbar.

Und wenn du es übersichtlich magst: Du kannst einzelne Abschnitte in deinen Notizen ein- und ausklappen. So bleiben deine Notizen nicht nur übersichtlicher, sondern lassen sich auch flüssig und easy lesen.

Dokumente anlegen funktioniert wie bei GoogleDocs oder anderen Textdokumenten. So sparst du dir eine weitere App bzw. ein weiteres geöffnetes Fenster ;-). Deine Dokumente kannst du ebenso wie die Notizen optisch so gestalten, wie du magst - und wie sie für dich am Besten passen. Und du kannst sogar Kommentare hinterlegen.

Aufgaben erstellen

Natürlich kannst du bei Notion auch Aufgaben anlegen. Deinen Aufgaben kannst du verschiedene Tags hinzufügen bzw. kannst du deine Aufgaben labeln. Wer ist für deine angelegte Aufgabe zuständig (falls du im Team arbeitest), bis wann soll diese erledigt sein und wie du sie priorisieren möchtest (hat noch Zeit, so schnell wie möglich, am besten gestern erledigen). Und natürlich kannst du sie auch einzelnen Projekten zuordnen. Was uns zum nächsten Feature führt.

Projekte anlegen

Was wäre ein All-In-One-Workspace ohne Projekte? Klar kannst du bei Notion auch Projekte anlegen. Du kannst dir diese beliebig konfigurieren und hast mehrere Möglichkeiten, wie du deine Projekte angezeigt bekommen möchtest. Ganz klassisch als Kanban-Board, als Tabelle, als Zeitachse oder auch als Kalenderansicht. So kannst du dir deine Projekte so anzeigen lassen, wie du am Besten den Überblick behältst und damit arbeiten kannst.

Aber nicht nur das. Wenn du magst, kannst du deine Projekte auch nach unterschiedlichen Labels sortieren. Ähnlich wie bei den Notizen kannst du deine Projekte nach Prio sortieren - so kannst du zum Beispiel schauen, welche Projekte als erstes abgeschlossen werden sollen und welche noch etwas Zeit haben. Genauso kannst du dir anzeigen lassen, welche Projekte noch offen sind, welche gerade in Bearbeitung sind oder was für Projekte du schon erledigt hast.

Wenn du im Team arbeitest, kannst du deine Projekte auch nach den zuständigen Teammitgliedern sortieren und dir anzeigen lassen. Das ist echt nützlich, um zu schauen, wer noch etwas Luft für was Neues hat und wem du in deinem Team erstmal keine neuen Projekte zuteilen solltest ;-).

Du hast also jede Menge Möglichkeiten, um deine Projekte zu sortieren und zu filtern. So behältst du den Überblick und kannst genau sehen, welches Projekt wie weit ist und wer gerade was bearbeitet.

Achso…und natürlich kannst du in deinen Projekten Aufgaben und sogar Unteraufgaben erstellen.

Für alle Features gibt es Templates

Was ich richtig super finde: Es gibt für alle Features bei Notion Templates. So kannst du einfach loslegen und musst dir nicht noch Gedanken darüber machen, wie du die einzelnen Inhalte gestalten möchtest. So sparst du dir eine Menge Arbeit, Zeit und Nerven. Sollte nichts Passendes für dich dabei sein oder du so oder so schon dein eigenes Design hast, kannst du dir natürlich auch deine eigenen Templates erstellen. Ganz so wie du es magst und brauchst.

Datenbanken

Und jetzt kommen wir zu dem Feature, was Notion unter anderem so besonders macht. Du kannst in Notion deine eigenen Datenbanken anlegen und erstellen. Notion beschreibt ihre Datenbanken als Aktenschränke mit vielen verschiedenen Schubladen. So in etwa kannst du dir das vorstellen. Und was du in deinen Aktenschrank reinpacken möchtest, liegt ganz bei dir.

Du kannst auch Datenbank-Seiten erstellen und diese mit allen anderen Features verlinken und verknüpfen. So hast du alles bestens strukturiert und organisiert und das Beste: Wenn du deine Datenbanken labelst und bestimmte Eigenschaften hinterlegst (zum Beispiel, ob es sich um ein Projekt handelt, welche Prio es hat und so weiter) kannst du sie auch filtern und sortieren.

UND: Du findest alles schnell und easy wieder. Stundenlanges Herumsuchen mit “wo war nochmal die Datei zu Projekt XY” oder “wo hab ich nochmal die ToDo-Liste abgelegt?” ist Schnee von gestern!

Die Notion KI - the cherry on top

Dieses Feature gibt es noch nicht so lange bei Notion: die Notion KI. KI-Tools wie ChatGPT oder Midjourney sind ja schon seit längerem in aller Munde und so hat Notion mitgezogen. Und ganz ehrlich? Ich liebe es! Ein All-in-Workspace-Tool und dann noch mit tatkräftiger Unterstützung einer KI? Genial!

Okay, und was kann die Notion KI? Und wie kann sie dich unterstützen? Du kannst die KI zum Beispiel deine Notizen und Dokumente schreiben lassen. Und nicht nur das: Du hast seitenlange Notizen von einem Meeting und musst sie definitiv nochmal aufarbeiten und das Wichtigste zusammenfassen? Musst du nicht mehr selber machen, das kann die Notion KI für dich erledigen.

Bei dir steht das nächste Projekt an und dir fehlen aber ein paar gute Ideen? Auch hier kannst du die Notion KI um Hilfe bitten. Super praktisch, um erste Ideen zu sammeln.

Du hast dir Gedanken gemacht, was deine nächsten Schritte sein sollen? Oder ihr habt in der Teamsitzung besprochen, was als nächstes zu tun ist? Und die Notizen dazu sind seitenlang? Kein Ding, du kannst die Notion KI nutzen, um deine Notizen analysieren zu lassen und die nächsten Schritte zusammenfassen zu lassen.

Oder die Idee für’s nächste Projekt steht, erste Entwürfe hast du auch schon erstellt. Dann lass die KI doch deine Entwürfe einfach weiter ausarbeiten und ausformulieren. Was für eine Zeitersparnis!

Du kannst die KI auch zum Beispiel dafür einsetzen, die wichtigsten Punkte aus deinen Dokumenten, Notizen, Analysen oder Besprechungen erfassen zu lassen und aufzuschreiben. Schnell und einfach.

Es ist so mega praktisch, dass die KI in dem Notion Tool integriert ist und du nicht zwischen verschiedenen KI-Apps und Tools hin und her wechseln musst. Egal, welches Feature du gerade nutzt, du kannst die KI direkt bei Dokumenten, Notizen und Co. starten.

Was kostet Notion?

Bei Notion kannst du zwischen vier verschiedenen Abo-Paketen wählen. Zahlen kannst du mit jeder gängigen Kredit- und Debitkarte.

• Das Free-Paket ist kostenlos.

• Das Plus-Paket kostet im Monat pro User zehn US-Dollar.

• Für das Business-Paket musst du schon 18 US-Dollar im Monat pro User bezahlen.

• Es gibt auch noch das Enterprise-Paket, hier gibt es die Preise auf Anfrage.

preise-uebersicht-notion,jpg

Die Pakete unterscheiden sich hauptsächlich bei der Anzahl der Blöcke (Blöcke sind bei Notion Inhaltselemente. Sowas wie ein Textabsatz oder Aufgabenelemente auf einer Seite), beim Datenvolumen zum Upload von Dateien und beim Thema Seitenanalyse. Auch hier gilt: Je teurer das Paket, desto mehr kannst du damit machen. Wenn du möchtest, kannst du dir hier anschauen, was genau alles in den einzelnen Paketen mit drin ist: https://www.notion.so/de-de/pricing

TIPP: Wenn du dich für jährliche Zahlweise entscheidest, gibt Notion einen Rabatt von 20 Prozent auf den Paketpreis!

Die Notion KI

Die Notion KI ist in keinem Paket enthalten. Wenn du diese dauerhaft mit nutzen möchtest, kostet dies zusätzlich zehn US-Dollar pro Monat und User.

Was gibt es sonst noch zu wissen - Fazit Notion

Die Pakete von Notion kannst du jederzeit zum Ablauf deines gekauften Paket-Abos kündigen - und du kannst das ganz einfach über deinen Notion-Account machen.

Und wenn du merkst, dass du mit deinem gewählten Paket nicht mehr zurecht kommst oder du doch nicht so viele Features brauchst, kannst du auch jederzeit up- oder downgraden. Super flexibel.

Auf der Website von Notion findest du unter “Ressourcen” den Reiter “Anleitungen und Tutorials”. Hier gibt es jede Menge Hilfestellungen und Anleitungen. Auch im Hilfecenter findest du Tutorials und Dokumentationen, die wirklich ausführlich und leicht verständlich sind. Dort gibt es für jeden Schritt und fast jede Frage zu Notion Tipps und Tricks, wie du etwas umsetzen kannst.

Und wenn du bei beiden Sachen nicht fündig geworden bist oder dir immer noch eine Frage unter den Nägeln brennt, kannst du das Notion Support Team per Mail anschreiben.

Das Notion Tool ist übrigens auf deutsch, ebenso wie das Hilfecenter und Co.

Und nicht nur das: Es gibt sogar eine deutsche Notion Community, die lokale Events und Treffen organisiert. Ein deutscher Notion You-Tube Kanal ist ebenfalls am Start.

Und apropos Community. Bei den Templates in Notion kannst du übrigens auch Vorlagen von anderen Usern aus der Community nutzen. Und genauso gut kannst du auch deine eigenen Templates der Community zur Verfügung stellen.

Die Notion KI ist ebenfalls über die Free Version nutzbar. Allerdings kannst du sie nur ein paar Mal kostenlos nutzen - das gilt bei allen Paketen. Sobald du die kostenlosen Antworten der Notion KI aufgebracht hast, bekommst du eine Nachricht und kannst dann das Notion KI Paket für zehn US-Dollar pro Monat und User dazubuchen.

Falls du schon z.B. mit Evernote arbeitest, bietet Notion dir auch an, deine Daten und Notizen von Evernote auf Notion zu übertragen. Praktisch, oder?

Ist Notion etwas für dich?

Zugegeben, auf den ersten Blick sieht Notion sehr unübersichtlich und schwer zu handeln aus. Aber ich glaube, das liegt einfach daran, dass du völlig frei bist, alles so zu gestalten, wie du das möchtest. Und damit meine ich nicht nur das Design, sondern einfach alles. Notion gibt dir nicht vor, wie und für was du es nutzen solltest.

Und das unterscheidet Notion einfach von allen anderen Projekt-, Zeitmanagement- und Notizen-Tools. Du hast einfach so viele Möglichkeiten, wie du deinen (Business-) Alltag planen, strukturieren und organisieren möchtest. Und du hast wirklich alles an einem Ort - ein All-In-One-Workspace eben. Und dass du bei Notion sogar die Notion KI als Hilfe hast, schießt echt den Vogel ab.

Wenn du dich erstmal reingefuchst hast und deinen Stil bei Notion gefunden hast, kannst du wirklich auf viele andere Apps und Tools verzichten. Und du sparst dir so viele verschiedene geöffnete Browser-Fenster, Apps und Tools, nerviges Herumgeklicke und obendrauf sparst du auch noch Geld. Daumen hoch!

Viel Spaß mit Notion und deinem neuen, super strukturierten (Arbeits-) Alltag! Hast du noch Fragen oder nutzt sogar schon Notion und hast noch mehr Tipps? Melde dich gerne bei mir!